Tips
Menyusun Proposal Kegiatan
PROPOSAL
Apa itu Proposal ?
- Proposal adalah terjemahan dari kata “proposal” yang
artinya “usul”
- Sehingga proposal adalah usulan/uraian suatu kegiatan
yang direncanakan
Pada Saat Kapan Proposal Dibuat ?
- Dibuat pada saat kita akan melakukan suatu kegiatan
- Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil
atau besar, yang intinya dengan proposal, panitia mencoba melakukan
usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu
- Dapat berupa proposal permohonan bantuan (biasanya
berupa bantuan materiil/dana/barang) atau berbentuk pula proposal
penawaran kerjasama yang sifatnya simbiosis mutualisme (saling
menguntungkan) = win-win cooperation
Siapa yang Membuat Proposal dan Kepada Siapa Proposal Dibuat ?
- Proposal disusun secara bersama-sama oleh kepanitiaan
yang terbentuk
- Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak
tertentu seperti : pihak donator, pihak
sponsor
- Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan
bantuan berupa bantuan materiil/barang/dana yang diberikan secara
cuma-cuma tanpa imbal balik serupa
- Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang memiliki
ketertarikan terhadap jenis kegiatan yang direncanakan dan bersedia
membantu kelancaran kegiatan secara positif
- Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran
kerjasama yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak panitia dengan
pihak sponsor
- Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang
melakukan promosi/pemasaran terhadap suatu produk tertentu
- Bentuk kerjasama dengan pihak sponsor berupa hubungan timbal
balik dimana panitia akan meminta sejumlah uang/barang/fasilitas untuk
mendukung kegiatan, sedangkan pihak sponsor meminta fasilitas dimana ia
dapat mempromosikan/memasarkan produknya
Susunan Proposal
- Halaman Judul
- Latar Belakang
- Tujuan Kegiatan
- Nama dan Tema Kegiatan
- Bentuk Kegiatan
- Peserta
- Penyelenggara
- Jadwal dan Lokasi Kegiatan
- Susunan Acara
- Susunan Panitia
- Rencana Anggaran
- Penutup
- Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Halaman Judul
Berisi nama/judul kegiatan, lokasi
dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif
merencanakan kegiatan
Latar Belakang
- Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan
- Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian
pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari
kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus
Tujuan Kegiatan
- Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut
direncanakan
- Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih
yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang
penting
Nama dan Tema Kegiatan
Berisi nama/judul kegiatan dan tema
yang diangkat dalam kegiatan
Bentuk Kegiatan
- Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan
- Contoh : dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat
Sehat”,
Peserta
- Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam
kegiatan
- Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis
kegiatan yang direncanakan
Penyelenggara
- Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara
kegiatan.
- Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok
organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan
tertentu
- Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan
nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana”
kegiatan akan dilaksanakan
Susunan Acara
- Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari
saat mulai sampai selesai.
- Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom
tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)
- Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara,
sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan
waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan
Susunan Panitia
- Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
- Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca
dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.
Rencana Anggaran
- Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan
dana yang masih diperlukan
- Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan
prinsip penyusunan keuangan
Penutup
- Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak
pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan.
- Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan
mengetahui Penanggungjawab kegiatan
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
- Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada
pihak sponsor
- Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam
kegiatan jika :
- Kegiatan
diikuti / dihadiri oleh banyak orang
- Ada
kesempatan untuk display /selling product
- Kemudahan
administrasi dan birokrasi
- Kesesuaian
“apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak
sponsor”
- Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada
pihak sponsor
- kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan
jumlah dana yang dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa
ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor
Contoh
- Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri X, pihak
sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana
sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :
- Pemasangan
1o spanduk rentang di titik strategis
- Dominasi
logo perusahaan pada backdrop
- 25 ID card
panitia
- 1000
lembar pamphlet
- 25 kaos
panitia
- Spot media
- Announce
by MC selama Main Show
- Sharing /
demo produk pada puncak acara
- Pemasangan
30 standing banner produk selama Main show
- Dapat juga dipilah lagi menjadi Sponsor Utama – 75%
dari anggaran, Sponsor Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan
– 25% dari anggaran
- Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :
- Sponsor
Tunggal – keseluruhan anggaran
- Sponsor
Utama – Rp 5 juta
- Sponsor
Madya – Rp 3 juta
- Dst
- Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan
kompensasi yang disanggupi oleh panitia
- Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat
menarik minat sihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor
mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi
pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan
- Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak
0 komentar:
Posting Komentar